学校・教育機関のチャットボット活用｜入試・出願相談を24時間自動応答
大学・高校・専門学校の事務局に集中する入試・学費・オープンキャンパスの問い合わせをAIチャットボットで自動応答。受験生・保護者からの定型質問を24時間さばき、進学相談に時間を回せます。
学校事務局と受験生家族のすれ違い
大学・高校・専門学校の事務局には、入試シーズンが近づくと同じ質問が連日舞い込みます。「出願はいつから」「学費はいくら」「オープンキャンパスは予約必要か」「指定校推薦の条件は」「英検何級で加点されるか」。事務局スタッフは1日数十件の電話と問い合わせメール対応に追われ、進学相談予約の電話を取り逃すことすら起きます。
一方で、受験生・保護者の側は別の不満を抱えています。平日昼に学校へ電話するハードルが高く、夜間に募集要項を見て湧いた疑問は翌日まで残らない。サイトに掲載されているPDFも探しにくい、という声がよく聞かれます。事務局は忙しいのに、家族は知りたい情報に届かないというすれ違いが起きているわけです。
SHIRITAIが学校サイトで担う範囲
学校案内、募集要項、学費表、奨学金制度、年間行事、施設情報をデータベース化することで、AIが受験生・保護者の自由な質問に即応します。テキストだけでなく、PDF・画像・予約フォームへの導線も会話の流れの中で提示できます。
| 担当領域 | SHIRITAIが行う対応 |
|---|---|
| 入試制度の説明 | 一般・推薦・総合型選抜の違い、出願資格、加点制度を表で提示 |
| 募集要項の案内 | 学部別PDFを直接提示、スケジュールはカレンダー形式で表示 |
| 学費・奨学金 | 年次別費用表、給付型・貸与型奨学金の比較表 |
| オープンキャンパス | 開催日時・プログラム・予約フォーム導線 |
| 個別相談の予約 | 来校・オンラインの選択、進路担当者への引き継ぎ |
| 募集後の在校生対応 | 履修・行事・施設利用に関するFAQ |
定型質問はAIで完結し、個別判断が必要な進学相談は事務局・進路担当に確実に引き継ぐのが基本設計です。受験生向け／保護者向け／在校生向けにシナリオを分岐し、その後にAI型の自由質問へ移る構成が学校では好まれます。
よくある質問パターンと応答
電話・メールに集中していた問い合わせのうち、次のような質問はAIだけで完結します。
| Q（受験生・保護者の質問） | A（SHIRITAIの応答内容） |
|---|---|
| 評定平均4.2で指定校推薦の対象になるか | 学部別の出願資格を表で提示し、指定校一覧の確認方法を案内 |
| オープンキャンパスは何時から、保護者も参加可能か | 次回開催日時・プログラム・保護者参加可否・予約フォームを提示 |
| 学費の総額はいくらか | 入学金・授業料・施設費・諸経費を年次別の表で表示 |
| 奨学金にはどんな種類があるか | 給付型・貸与型・特待生制度を比較表で提示 |
| 過去問はどこからダウンロードできるか | 学部別過去問PDFのリンク一覧を提示 |
| 寮はあるか、費用はいくらか | 寮の写真・月額費用表・入寮申込み導線をまとめて提示 |
| 英検2級で加点されるか | 入試方式別の加点制度表と要件詳細PDFを提示 |
| 個別相談したい | 進路相談予約カレンダー（来校・オンライン両対応）を表示 |
成績を伝えての合否相談や、家庭の事情を含む学費相談など、個別判断が必要な内容は、AIが自動的に個別相談予約フォームへ誘導します。事務局スタッフが受け取る時点で、それまでの質問履歴がそのまま見えるため、本題から会話を始められます。
事務局・広報部の典型的な課題
- 出願期間に問い合わせが集中し、電話が鳴り止まず本来の事務作業が止まる
- 同じ質問が1日30件以上届き、新人事務員向けマニュアル整備が追いつかない
- 夜間・休日のメール問い合わせが、月曜朝に積み上がる
- 進路相談・個別相談の予約電話が、定型問い合わせに埋もれて取り逃される
- 募集要項PDFはサイトにあるが探しにくく、結局電話が来る
- 受験生・保護者は学校への電話に心理的ハードルを感じている
これらの大半は、24時間応答できる入口を1つ用意するだけで解消します。
入試〜出願〜入学のジャーニー全体での効果
問い合わせは一度きりではなく、検討段階に応じて性質が変わります。SHIRITAIは各フェーズで異なる役割を担います。
| フェーズ | 受験生・保護者の関心 | SHIRITAIの役割 |
|---|---|---|
| 認知・興味 | 学部の特色、就職実績、キャンパスの雰囲気 | 学校案内・動画・在校生インタビューへの誘導 |
| 比較検討 | 学費総額、奨学金、立地、入試方式 | 比較表・費用シミュレーション・OC予約 |
| 出願準備 | 出願書類、推薦条件、加点制度 | 募集要項PDF・出願スケジュールの提示 |
| 出願期間 | 締切、Web出願手順、書類不備 | 出願フォーム導線・FAQ・有人引き継ぎ |
| 合格発表後 | 入学金納入、入学手続き、寮申込み | 手続き案内・期日リマインド |
| 入学後 | 履修登録、行事、施設利用 | 在校生向けFAQへの切り替え |
1つのチャットボットで、認知から入学後までの問い合わせ動線をつなげられるのが、学校サイトでの大きな効果です。
適用例
大学・短大
学部選び、入試方式、キャンパスライフ、就職実績、留学制度。総合型選抜の出願書類確認など、複雑な制度の問い合わせもAIで一次対応します。
高校・中学
募集要項、指定校推薦、公立私立の違い、部活紹介、制服・持ち物。中学受験では保護者向けと受験生向けの動線を分けると効果が出やすい領域です。
専門学校・職業大学校
資格取得、就職実績、業界連携、学費分納、社会人入学制度。実技系の体験授業予約まで会話の流れで完結します。
塾・予備校
コース内容、料金、体験授業予約、合格実績、講師プロフィール。検討段階の保護者の温度感に応じてシナリオを分岐できます。
導入時のポイント
導入1週目の応答精度は定型質問で80%程度から始まります。指定校推薦の条件、奨学金の併給可否といった複合条件の質問では、最初のうち回答に揺れが出ます。次の運用サイクルを回すことで、3か月で精度95%超まで育てられます。
| 運用項目 | 頻度 | 内容 |
|---|---|---|
| 未回答ログの確認 | 週1回 | 回答に詰まった質問・低評価回答の抽出 |
| DB追記 | 週1回 | 募集要項・FAQ・施設情報の不足分を追加 |
| シナリオ調整 | 月1回 | 受験生／保護者／在校生の分岐を見直し |
| 質問傾向レポート | 月1回 | 広報・募集戦略へのフィードバック |
蓄積される質問ログは募集戦略の資産になります。「特定学部のカリキュラム詳細を聞かれる頻度が高い」「保護者は学費分納制度を最も気にしている」といった生のニーズが定量で見えるため、オープンキャンパスの説明内容、パンフレット改訂、SNS発信の優先順位まで、データに基づいて判断できます。
SHIRITAIは、学校サイトの一次対応窓口として、事務局の負担軽減と募集力強化を1つのツールで両立させる位置づけのAIチャットボットです。シナリオ型とAI型を組み合わせ、PDF・画像・予約フォームへの導線を会話の中で自然に提示します。回答できない質問や個別判断が必要な相談は、履歴つきで担当者に引き継ぐため、受験生・保護者の体験を損ねずに有人対応へ移行できます。
入試シーズン前の準備、既存FAQページからのデータ移行、シナリオ設計など、学校・教育機関ならではの運用設計についての情報は公式サイトで案内しています：https://shiritai-chat.com/
よくある質問
Q入試シーズンの電話が事務局を圧迫しています。
出願時期、学費、オープンキャンパスの予約、指定校推薦の条件、加点制度といった同じ質問が連日届きます。これらをAIで完結させると、進学相談の予約電話を取り逃すことが減ります。個別判断が必要な進学相談は、事務局・進路担当に確実に引き継ぐ設計です。
Q募集要項のPDFが探しにくいと言われます。
学部別のPDFを会話の中で直接提示できます。スケジュールはカレンダー形式、学費は年次別の費用表、奨学金は給付型・貸与型・特待生制度の比較表という形で出せます。
Q受験生と保護者、在校生で聞きたいことが違います。
受験生向け／保護者向け／在校生向けにシナリオを分岐し、そのあとAI型の自由質問へ移る構成が学校では好まれます。在校生からの履修・行事・施設利用の質問も同じ窓口で受けられます。
Q夜に湧いた疑問は、翌日まで残らないものでしょうか。
平日昼に学校へ電話するハードルは高く、夜間に募集要項を見て湧いた疑問は翌日まで残りにくいのが実情です。事務局は忙しいのに家族は知りたい情報に届かない、というすれ違いが起きているところです。
Q加点制度のように、間違えられない案内も任せられますか？
入試方式別の加点制度表と要件詳細PDFを提示する形にできます。要約されると意味が変わる要項は原文のまま登録できるので、書いてある文言のまま返せます。
