AIで業務を効率化する｜どの仕事から任せるか
AIで業務を効率化しようとするとき、いちばん多い失敗は難しい仕事から手を付けることです。判断が要る仕事、例外が多い仕事、経験がものを言う仕事。ここに挑むと、労力のわりに時間が戻りません。
選ぶ基準は2つだけです。答えが1つに決まるか。毎日あるか。この2軸で分けて、左上から始めます。
任せる仕事は、2軸で選ぶ
左上：答えが1つに決まって、毎日ある
営業時間や送料の問い合わせ、社内の手続きの質問、決まった様式への転記。地味ですが、回数が多いので合計時間が大きいのがこの区分です。ここから始めるのが定石になります。
右上：状況で変わるが、毎日ある
返信の文面づくり、資料の要約、議事録の整理。判断は人がして、下書きだけ任せるのが向いています。事実は自分が持っているので、間違いのリスクも小さくなります。
右下：状況で変わって、たまにしかない
ここは任せないほうが速いです。教える手間のほうが大きくなります。
任せる前に、3つ測る
1週間だけ記録すれば足ります。回数と、1件あたりの分数。掛け算すると月の合計時間が出ます。
たとえば1日8件・1件6分なら、月20営業日で16時間。この16時間が、減らす対象です。「対応が大変です」では予算も人も動きませんが、「月に16時間、他の仕事に回せます」なら判断できる話になります。
間違えたときの影響を、先に決める
金額・期限・契約が絡むものは、人の確認を残してください。AIは間違っているときも同じ調子で答えます。「自信がないので確認してください」とは言ってくれません。この線引きはChatGPTに社内情報を入れるときの線引きにまとめました。
効率化の話は、時間に直すと社内で通ります。件数×1件あたりの分数を出すだけで構いません。「月に16時間」と言えると、判断できる話になります。
最初の3か月
いちばん多い失敗は、一度に何個も始めて、どれも中途半端になることです。1つに絞って、3か月見る。これができると、2つ目からは速くなります。
3か月目に、時間を数え直す
減った時間を、何に使ったかまで書いてください。ここが空欄だと、効果が「では人を減らせるか」という話にすり替わります。手が回っていなかった仕事の名前を書くのが、いちばん通ります。
SHIRITAIで任せられる範囲
ここからは実際の画面です。上で書いたことが、どの画面にあたるかをお見せします。
左上の区分は、この形で任せる
答えを登録するか、資料をそのまま読ませます。書き直しは要りません。
ナレッジ管理。AIアシスタントは、この画面の上部のボタンから開きます。（サイト調査おまかせ）
間違いのリスクを下げる：出所を返す
もとにした資料名とページ番号が出るので、金額や期限の確認が数秒で済みます。
出典表示。答えの下に、もとにした資料名とページ番号が出ます。（AI自動応答）
任せない線を、仕組みで持つ
登録していないことは作らずに、お問い合わせへ案内します。
登録していないことを聞かれたとき。作らずに、お問い合わせへ案内します。（AI自動応答）
3か月目に数え直す材料
状態と担当者つきで、人に届いた件数が残ります。
進行中の会話の一覧。往復数と状態を見てから参加できます。（会話への割り込み）
やりがちな失敗
一度に何個も始める
3つ同時に始めると、どれも中途半端になり、効果も分かりません。1つに絞ってください。
判断が要る仕事から手を付ける
難しい仕事ほど効果が大きそうに見えますが、教える手間と確認の手間が積み上がります。回数が多くて答えが決まっている仕事のほうが、先に時間が戻ります。
減った時間の使い道を決めない
空いた時間は放っておくと別の仕事で埋まります。何に使うかを先に決めておくと、次の改善にもつながります。
任せてはいけない仕事
効率化の話では「何を任せるか」ばかりが語られますが、任せない線を先に引くほうが安全に進みます。
| こういう仕事 | なぜ任せないか | 代わりに |
|---|---|---|
| 金額・納期を約束する | 会社としての約束になる | 下書きまで。人が確認して出す |
| 例外を認めるか判断する | 前例のない状況では判断できない | *人に渡す導線を作る |
| 人事評価・個人情報を扱う | そもそも入力しない範囲 | 対象外にする |
| 頻繁に変わる数字を答える | 読ませた時点の数字で固定される | 別の仕組みで持つ |
この4つを外しておくと、残った範囲は安心して任せられます。線を引かないまま広げるほうが、結果として遅くなります。
効果を社内に説明する
3か月目に数え直したあと、社内でどう伝えるかで次が変わります。
- 件数と合計時間の両方を出す。件数だけだと、1件が重くなったことが伝わりません
- 空いた時間で何ができたかを書く。手が回っていなかった仕事の名前を挙げます
- うまくいかなかったことも書く。全部うまくいった報告は、次の投資判断で信用されません
3つ目が効きます。「この種類の質問は自動では無理でした」と正直に書いてあるほうが、報告全体の信頼度が上がります。数字は3つまでに絞って、A4半ページで足ります。
現場が使わなくなる理由
導入したのに使われなくなるとき、原因は性能ではないことがほとんどです。
| よくある理由 | 実際に起きていること | 直し方 |
|---|---|---|
| 答えが古かった | 一度でも間違った答えを見ると、次から確認しに行く | *元の資料を差し替える手順を作る |
| 出所が分からない | 確かめられないので、結局人に聞き直す | *どの文書のどこかを返す形にする |
| 使う場所が遠い | 別の画面を開くのが面倒で、隣の人に聞く | 普段使っている場所に置く |
| 成果が共有されない | 自分だけ使っている感じがして続かない | 月に一度、減った時間を全員に伝える |
上2つが特に大きいところです。一度でも間違った答えを見ると、その後ずっと確認されます。だからこそ、元の資料を最新に保つ手順と、出所を返す形の2つは、始める前に決めておいてください。
よくある質問
AIで業務効率化するには、どの仕事から始めればいいですか？
答えが1つに決まって、かつ毎日ある仕事からです。営業時間や送料の問い合わせ、社内の手続きの質問、決まった様式への転記など。地味に見えますが、回数が多いので合計時間が大きくなります。判断が要る仕事は、教える手間と確認の手間が積み上がるので後回しにしてください。
効果はどうやって測ればいいですか？
1週間だけ、回数と1件あたりの分数を記録してください。掛け算すると月の合計時間が出ます。1日8件・1件6分なら月20営業日で16時間です。この時間を基準にして、3か月後にもう一度数え直すと、減った分がはっきりします。
AIに任せて、間違った答えが出ることはありませんか？
登録した内容の範囲だけで答える形であれば、書いていないことを作って答えることは起きにくくなります。ただし、金額・期限・契約が絡むものは人の確認を残してください。AIは間違っているときも同じ調子で答えるので、答え方から見分けることはできません。
いくつも同時に始めてはいけませんか？
1つに絞ってください。3つ同時に始めると、どれも中途半端になり、しかもどれが効いたのか分かりません。1つを3か月回して手応えをつかむと、2つ目からは判断も導入も速くなります。
小さい会社でも効果はありますか？
人数が少ないほど、問い合わせのたびに本来の仕事が中断される損失が大きいので、体感の効果はむしろ出やすいところです。大きな窓口を持つ組織より、兼任で受けている少人数のほうが、1つ任せただけで空く時間の意味が大きくなります。
まとめ：左上から、1つずつ
AIに任せる仕事は、答えが1つに決まるか・毎日あるかの2軸で選びます。まずは左上。回数が多くて答えが決まっている仕事から始めるのが、いちばん早く時間が戻ります。
任せる前に回数・分数・間違えたときの影響を測り、最初の3か月は1つだけ。SHIRITAIは、登録した内容の範囲で答えて、判断が要る相談は人に渡すAIチャットボットです。左上の区分から試したい方は、無料トライアルをお使いください。進め方の全体像はAI導入は、どこから始めるかにまとめています。
SHIRITAI（シリタイ）は、HELATH株式会社が提供するAIチャットボットサービスです。
