問い合わせフォームの作り方｜項目と必須の決め方
問い合わせフォームは、まず無料のサービスで形にして、件数が増えてから移すのが無駄になりません。最初から作り込むと、項目を変えたくなるたびに制作を頼むことになります。
置く項目は5つ。必須は3つまで。そして作ったあとに、自分のスマートフォンから一度送ってみる。この記事では、その手順をまとめました。
作り方は4通り
メールアドレスを載せるだけ
いちばん簡単ですが、迷惑メールが増えるのと、記録が残らないのが弱点です。件数が月に数件までなら、これでも回ります。
無料のフォーム作成サービス
最初の一歩としては、これがちょうどいいところです。項目を試しながら決められますし、回答が表計算に集まるので集計もできます。
注意点は2つ。別サイトに飛ぶ形になることが多いのと、サービスによっては広告が入ることです。会社としての問い合わせ窓口としては、そこが気になり始めたら次に移ります。
サイトの仕組みで作る
自社サイトに埋め込む形です。見た目がそろい、別サイトに飛ばずに済みます。作ったあとの変更を制作会社に頼むことになるので、項目を確定させてから依頼するほうが安く済みます。
チャットの中で受ける
フォームを最初から見せるのではなく、話の途中で必要になった人にだけ出す形です。フォーム未満の質問も一緒に拾えます。
置く項目は5つ
必須は3つまで
判断の基準はひとつで、それが無いと返信できないかです。名前・メールアドレス・用件があれば返信はできます。会社名も住所も部署も、受けてから聞けば済みます。項目を1つ減らすたびに、送信は増えます。詳しくは問い合わせフォームの離脱を減らすにまとめました。
用件は選択式にする
自由記述だけだと、何を書けばいいか考える負担が生まれます。5つまでの選択式にしておくと、書き始めやすくなり、集計もできます。
ご用件
□ サービスについて聞きたい
□ 見積もりがほしい
□ 資料がほしい
□ 不具合・トラブルの相談
□ その他
送信後どうなるかを1行書く
いちばん抜けやすく、いちばん効きます。「2営業日以内に、担当者よりメールでご返信します。営業のお電話はいたしません」の1行があるだけで、送信をためらう人が減ります。
「営業のお電話はいたしません」の1行は、書いておくと送信がはっきり増えます。送るのをためらう理由の多くが、そのあと何が起きるか分からないことだからです。
作ったあとに必ずやる3つ
自分のスマホで送ってみる
作った人が一度も自分で送っていないフォームは、意外と多いところです。拡大しないと押せないボタン、キーボードに隠れる入力欄、送信後に何も起きないように見える待ち時間。実際に送ると必ず何か見つかります。
届く先を2人以上にする
1人の受信箱だけだと、その人が休んだ日に止まります。あわせて、通知が迷惑メールに振り分けられていないかも確かめてください。「問い合わせが来ない」の正体が迷惑メールだった、という話は珍しくありません。
自動返信の文面を決める
受け取った事実・いつ返すか・急ぎの連絡先・送った内容の控え。この4つを入れます。書き方は問い合わせの自動返信メールは、どこまでやるかにまとめてあります。
SHIRITAIだと、フォームがどう変わるか
ここからは実際の画面です。上で書いたことが、どの画面にあたるかをお見せします。
項目・通知先・電話番号・受付時間を決める
必須3つ＋任意。送信先のメールは複数指定できます。「届く先を2人以上に」はここです。
お問い合わせの設定。項目・通知先・電話番号・受付時間。（お問い合わせフォーム）
読む側からは、こう見える
チャットの中に出したお問い合わせフォーム。別サイトに飛びません。
チャットの中に出したお問い合わせフォーム。（お問い合わせフォーム）
届いた内容は、種別と対応状況で並ぶ
受け取ったあとに放置されないよう、状態を持てます。CSVでの書き出しもできます。
種別・対応状況での絞り込みと、受信した内容の一覧。（受信内容の管理）
スマートフォンの幅で、最後まで送ってみる
作ったら必ずこの幅で確かめてください。押せないボタンや隠れる入力欄が見つかります。
スマートフォンの幅で開いたところ。（プレビュー）
やりがちな失敗
項目を先に増やして、あとで減らせなくなる
いったん聞き始めた項目は、社内から「あったほうがいい」と言われて減らしにくくなります。最初は少なく作って、足りなければ足すほうが楽です。
フォームだけ作って、答えを用意しない
問い合わせが増えても、返す内容が決まっていないと現場が困ります。よく来る質問の答えは、フォームを作るのと同時に用意しておいてください。
送信後のページを作らない
送信したあとに何も表示されないと、送れたのか分からず二重に送られます。「送信しました。2営業日以内にご返信します」の1画面を必ず用意してください。
そのまま使えるフォームの文面
項目名と補足の書き方で、埋まり方が変わります。そのまま使える形で挙げておきます。
お名前（必須）
例：山田 太郎メールアドレス（必須）
ご返信はこちらのアドレスにお送りしますご用件（必須）
□ サービスについて聞きたい □ 見積もりがほしい □ 資料がほしい □ 不具合の相談 □ その他ご相談内容（任意）
例：3拠点で使いたい。予算感を知りたい会社名（任意） お電話番号（任意・お急ぎの方のみ）
送信いただくと、2営業日以内に担当者よりメールでご返信します。営業のお電話はいたしません。
「例：」の1行があるだけで、自由記述の欄が埋まりやすくなります。空白のままだと、何を書けばいいか分からず飛ばされます。
迷惑メール対策と、届かない事故を防ぐ
フォームを作ったのに問い合わせが来ない、という相談の一定数は届いていないだけです。次の4つを確かめてください。
| 確かめること | なぜ |
|---|---|
| 通知メールが迷惑メールに入っていないか | いちばん多い原因。フォルダを実際に見る |
| 差出人が自社ドメインになっているか | 送信者のアドレスで送ろうとすると弾かれることがある |
| 受け取り先が2人以上になっているか | 1人だと、休んだ日に止まる |
| 実際に自分で送って届くか | 主要なメールサービス宛にテストする |
あわせて、迷惑な自動送信を減らしたい場合は、送信の前に簡単な確認を1つ入れる方法があります。ただし、確認が厳しすぎると本物の人も送れなくなるので、まず届いているかを確かめてから手を付けてください。
よくある質問
問い合わせフォームは、どうやって作るのがいいですか？
件数が少ないうちは、無料のフォーム作成サービスで形にするのがいちばん無駄がありません。項目を試しながら決められますし、回答が表計算に集まるので集計もできます。別サイトに飛ぶ形が気になり始めたら、自社サイトに埋め込む形に移してください。
フォームの項目は何を入れればいいですか？
お名前・メールアドレス・ご用件の3つを必須にして、ご相談内容を任意で置く。これで足ります。会社名・電話番号・住所は任意にするか外してください。あわせて、送信後どうなるかを1行書いておくと、送信をためらう人が減ります。
無料のフォーム作成サービスでも問題ありませんか？
最初の一歩としては十分です。注意点は、別サイトに飛ぶ形になることが多いのと、サービスによっては広告が入ることの2つです。会社としての窓口としてそこが気になり始めたら、自社サイトに埋め込む形か、チャットの中で受ける形に移す時期です。
問い合わせが来ないのですが、フォームの問題でしょうか？
まず、通知メールが迷惑メールに振り分けられていないかを確かめてください。「問い合わせが来ない」の正体が届いていないだけ、という話は珍しくありません。そのうえで、自分のスマートフォンから実際に送ってみると、押せないボタンや隠れる入力欄が見つかることがあります。
確認画面や送信完了画面は必要ですか？
確認画面は無くて構いません。1画面増えるだけで送信は減ります。一方、送信完了画面は必ず用意してください。何も表示されないと送れたか分からず、二重に送られます。「送信しました。2営業日以内にご返信します」の1画面で足ります。
まとめ：小さく作って、送ってみる
問い合わせフォームは、無料のサービスで形にするところから始めて構いません。置く項目は5つ、必須は3つまで。送信後どうなるかを1行書く。そして作ったら、自分のスマートフォンから一度送ってみる。
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