社内からの問い合わせに手が取られている

総務・情シス・経理に集まる同じ質問を、社員だけが使える窓口へ引き受けます。

総務や情シス、経理に同じ質問が繰り返し届きます。1件あたり数分でも、日に何度も来れば仕事になりません。

規程やマニュアルは整備されているのに読まれず、読んでも見つからないので、結局は人に聞く、という繰り返しになっています。

社員だけが使える形にできます

配布したURLと番号を持っている人だけが開けて、パラメータが付いていないページではそもそも表示されません。番号は1行ずつ登録すると番号ごとの配布用URLが自動で作られるので、部署ごとに分けて配ることもできます。

社内向けは別のチャットボットとして作るので、就業規則や手順書を入れる先も、お客様向けのチャットボットとは分かれます。

就業規則や旅費規程、手順書は分量があるので、資料ファイルとして取り込んで該当箇所だけ引く形にすると扱いやすくなります。一字一句が効いてくる条文は原文そのまま登録に回し、出典表示をオンにしておけば、資料から答えたときに資料名とページ番号も出ます。

質問分析に繰り返し聞かれている内容が残ります。同じ箇所が繰り返し聞かれるのは、規程の書き方が分かりにくいということでもあります。チャットボットで答えるだけでなく、元の文書を直す材料としても使えます。

Q社員以外に見られてしまいませんか？

配布したURLと番号を持っている方だけが開けて、パラメータが付いていないページではそもそも表示されません。番号は1行ずつ登録すると番号ごとの配布用URLが自動で作られるので、部署ごとに分けて配ることもできます。

Qお客様向けのチャットボットに社内情報が混ざりませんか？

混ざりません。社内向けは別のチャットボットとして作るので、就業規則や手順書を入れる先も分かれます。

Q就業規則のような分量のある規程は、どう入れますか？

資料ファイルとして取り込んで、該当箇所だけ引く形にすると扱いやすくなります。一字一句が効いてくる条文は原文そのまま登録に回し、出典表示をオンにしておけば、資料名とページ番号も出ます。

Q規程は整備してあるのに読まれません。

読んでも見つからないので人に聞く、という繰り返しになりがちです。質問分析に繰り返し聞かれている内容が残るので、同じ箇所が何度も聞かれていれば、それは規程の書き方が分かりにくいということでもあります。答えさせるだけでなく、元の文書を直す材料としても使えます。

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