営業時間外の問い合わせを取りこぼしたくない

営業時間外の質問にも答え、答えられないものは連絡先を受け取って翌営業日につなぎます。

夜と休日にも問い合わせは届きますが、答えられるのは翌営業日になります。急ぎの用件なのか、待てる用件なのかも、受け取るまでは分かりません。

そもそも時間外に何件来ているかは、フォームの送信数からしか見えません。送信せずに帰った方は、数にも残らないままです。

答えられるものと、答えられないものを分けます

送料、営業時間、返品の条件、在庫の考え方といった質問は時間に関係なく答えられるので、ここはAIに任せます。見積もりや個別の相談、判断が要るものは人が必要なので、時間外は無理に受けず連絡先を残してもらう形にします。

この2段構えにしておくと、知識にあることは時間外でもその場で終わり、残りは翌朝の始業時に一覧で見られます。

有人対応の受付状態は管理画面で切り替えられるので、時間外は「担当者は待機していません」と表示できます。待っても返事が来ないまま置かれることのないよう、先に状態を伝えて、代わりの送り先を並べておく形にします。

アナリティクスの時間帯別で、利用が集中している時間が出ます。夜に山が来ているなら日中だけ人を置いても取りこぼしていることになるので、有人対応の当番の時間を決めるときにも使えます。

Q時間外は、何でも答えさせるのですか？

分けます。送料、営業時間、返品の条件、在庫の考え方のように時間に関係なく答えられるものはAIに任せ、見積もりや個別の相談は無理に受けず、連絡先を残していただく形にします。知識にあることは時間外でもその場で終わり、残りは翌朝の始業時に一覧で見られます。

Q返事が来ないまま待たせてしまわないか心配です。

有人対応の受付状態は管理画面で切り替えられるので、時間外は「担当者は待機していません」と表示できます。先に状態を伝えて、代わりの送り先を並べておく形にします。

Q時間外に何件来ているか分かりますか？

アナリティクスの時間帯別で、利用が集中している時間が出ます。これまでフォームの送信数からしか見えず、送信せずに帰った方は数にも残っていませんでした。夜に山が来ているなら、日中だけ人を置いても取りこぼしていることになります。

Q当番の時間を決める材料になりますか？

時間帯別の山をそのまま使えます。何時に人を置くかを、体感ではなく件数で決められます。

2週間、無料で試せます

このページに出ている画面を、そのまま触って確かめられます。導入のご相談も承ります。